Qualsiasi dispositivo dotato di GPS potrebbe, in teoria, seguire passo dopo passo chi lo porta con sé. Se bastasse questa possibilità a rendere illecito il controllo, ogni sistema di geolocalizzazione sarebbe vietato. Il Tribunale respinge questa impostazione: lo strumento va giudicato per l’uso che ne viene fatto in concreto.
Il giudice indica tre domande a cui rispondere.
1.Cosa rileva? Quali informazioni lo strumento consente concretamente di acquisire.
2.Quanto spesso? Una rilevazione puntuale è diversa da un tracciamento continuo.
3. Perché? La finalità deve essere legittima e collegata al rapporto di lavoro.
Nel caso esaminato, il sistema rilevava la posizione del dipendente soltanto al momento della timbratura e in occasione di controlli a campione, preceduti da un contatto telefonico. Non consentiva di seguire il lavoratore durante la giornata. Per questo il Tribunale lo ha ritenuto sostanzialmente assimilabile a uno strumento di rilevazione delle presenze.
DALLA TIMBRATURA AL TRACCIAMENTO: LA SCALA DELL’INVASIVITÀ
Non tutti i sistemi di geolocalizzazione sono uguali. Più la rilevazione è frequente e meno è conoscibile dal lavoratore, più si allontana dalla rilevazione delle presenze e si avvicina a un controllo a distanza dell’attività.
INVASIVITÀ BASSA Posizione alla timbratura Rilevazione puntuale all’inizio e alla fine della prestazione: funzione analoga al badge.
INVASIVITÀ CONTENUTA Controlli a campione con preavviso Verifiche occasionali, annunciate da un contatto: il lavoratore sa quando viene rilevata la posizione.
INVASIVITÀ ALTA Tracciamento continuo Rilevazione costante durante la prestazione: è un controllo dell’attività, con regole e limiti ben più stringenti.
L’art. 4 della legge n. 300/1970, riscritto nel 2015, distingue due categorie di strumenti. Quelli da cui deriva anche la possibilità di controllare a distanza l’attività dei lavoratori possono essere usati solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, e richiedono un accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Questa procedura non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. È qui che si colloca la sentenza: un sistema che rileva la posizione solo alla timbratura svolge la funzione di un rilevatore di presenze. In ogni caso, le informazioni raccolte sono utilizzabili ai fini del rapporto di lavoro solo se il lavoratore ha ricevuto un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e dei controlli, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati.
La legge n. 81/2017 affida all’accordo individuale, stipulato per iscritto, la disciplina della prestazione resa all’esterno dei locali aziendali. L’art. 21 prevede che l’accordo regoli anche l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro, nel rispetto dell’art. 4 dello Statuto, e individui le condotte che danno luogo a sanzioni disciplinari.
Il luogo di lavoro, quando è concordato, diventa quindi una condizione del rapporto come le altre. Il datore di lavoro può verificarne il rispetto, purché con strumenti e modalità coerenti con la legge e con l’accordo stesso. Nelle pubbliche amministrazioni il quadro va letto insieme alla disciplina dei contratti collettivi e alla programmazione del lavoro agile nel PIAO.
LE CONDIZIONI DELLA LICEITÀ
Il Tribunale non dà un via libera generale alla geolocalizzazione. La ritiene lecita in presenza di condizioni precise: una finalità definita, cioè la verifica del luogo concordato; uno strumento proporzionato, senza tracciamento continuo; un’informativa adeguata; e, ove necessario, l’accordo sindacale. Per chi deve introdurre un sistema di questo tipo, il percorso si può riassumere così.
- Definire il luogo nell’accordo individuale Senza un luogo concordato, manca l’oggetto stesso della verifica.
- Scegliere lo strumento meno invasivo Rilevazione alla timbratura ed eventuali controlli a campione con preavviso, non tracciamento continuo.
- Valutare l’impatto sulla protezione dei dati La geolocalizzazione dei dipendenti è un trattamento delicato: va valutata la necessità di una valutazione d’impatto (DPIA).
- Informare i lavoratori Informativa chiara su cosa viene rilevato, quando, per quali finalità e per quanto tempo i dati sono conservati.
- Coinvolgere il sindacato, se necessario Se lo strumento consente un controllo a distanza dell’attività, serve l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato.
La posizione geografica è un dato personale e il suo trattamento deve rispettare i principi dell’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679. In particolare: limitazione della finalità, perché i dati raccolti per verificare il luogo di lavoro non possono essere usati per altri scopi incompatibili; minimizzazione, perché si raccoglie solo il dato necessario, nel momento necessario; limitazione della conservazione, perché i dati non vanno tenuti più del tempo indispensabile.
Domande frequenti
Il datore di lavoro può verificare dove lavora il dipendente in smart working?
Sì, se il luogo è stato concordato nell’accordo individuale e il controllo avviene con strumenti proporzionati e con un’adeguata informativa.
Basta che l’app abbia il GPS per renderla illecita?
No. Secondo il Tribunale conta cosa rileva in concreto, con quale frequenza e per quale finalità, non la potenzialità astratta della tecnologia.
Serve sempre l’accordo sindacale?
Non sempre. Se lo strumento è assimilabile alla rilevazione delle presenze, rientra tra quelli esclusi dalla procedura dell’art. 4, comma 1, dello Statuto. Se invece consente un controllo dell’attività, l’accordo o l’autorizzazione dell’Ispettorato sono necessari.
Il tracciamento continuo è sempre vietato?
La sentenza non lo esamina direttamente, ma lo distingue nettamente dal sistema ritenuto lecito. Un tracciamento continuo richiede presupposti molto più stringenti e difficilmente si giustifica con la sola verifica del luogo di lavoro.
