Un segretario comunale ha sollevato un quesito cruciale riguardo l’accesso agli atti da parte di un consigliere comunale, specificatamente in merito ai nominativi dei cittadini che usufruiscono di assistenza socio-sanitaria e di quelli monitorati dai servizi sociali per situazioni di disagio.
La questione centrale è stabilire la legittimità di tale richiesta e la possibilità di rilasciare le relative copie senza incorrere in violazioni della normativa sulla privacy.
Il Quadro Normativo e Giurisprudenziale: Un Diritto Ampio ma non Illimitato
L’art. 43 del Decreto Legislativo n. 267/00 (TUEL) riconosce ai consiglieri comunali e provinciali un ampio “diritto di ottenere dagli uffici… tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato.” Questo diritto, definito come “diritto di accesso” o “diritto di informazione”, è fondamentale per l’esercizio delle funzioni di indirizzo e controllo politico-amministrativo del consiglio comunale.
La Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi ha più volte ribadito l’ampia potestà di accesso dei consiglieri, purché le informazioni siano inerenti allo svolgimento del mandato consiliare. Già nel 2011, la Commissione ha sostenuto il diritto di accesso agli elenchi anagrafici, sottolineando l’obbligo dei consiglieri di non divulgare il contenuto di atti segreti o riservati, pena l’incorrezione in responsabilità personale.
Il Principio del “Bilanciamento Equilibrato” e la Tutela della Riservatezza
Negli ultimi anni, la giurisprudenza, in particolare il Consiglio di Stato, ha introdotto un elemento fondamentale: la necessità di un “equilibrato bilanciamento” tra il diritto quasi incondizionato del consigliere di esercitare il proprio mandato e la riservatezza dei terzi, i cui nominativi potrebbero essere oggetto di ostensione.
Nonostante la riservatezza non sia opponibile ai consiglieri comunali – in quanto essi sono tenuti al segreto d’ufficio ai sensi dell’art. 43, comma 2, TUEL – il Consiglio di Stato, con la sentenza n. 2189 del 1° marzo 2023, ha ribadito che il rispetto di tale bilanciamento può essere raggiunto attraverso l’ostensione degli atti richiesti previa “mascheratura” dei nominativi e di ogni altro dato idoneo a consentire l’individuazione degli stessi.
In linea con questo orientamento, il Garante per la Protezione dei dati personali, nel parere n. 353 del 3 agosto 2023, ha evidenziato l’importanza di rispettare i principi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD), in particolare quelli di limitazione della finalità e di minimizzazione dei dati. Questo significa che i dati personali devono essere raccolti e trattati solo per finalità determinate, esplicite e legittime, ed essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per tali finalità.
La Strumentalità dell’Accesso al Mandato Consiliare
Il diritto di accesso del consigliere, sebbene più ampio rispetto all’accesso agli atti amministrativi previsto dalla legge n. 241/1990, non può pregiudicare altri interessi meritevoli di tutela. Il Consiglio di Stato, con sentenza n. 4792 del 22 giugno 2021, ha chiarito che l’esercizio del diritto di cui all’art. 43, comma 2, TUEL deve essere interpretato in stretto rapporto con l’art. 42 del medesimo TUEL. Ciò implica che il diritto di conoscenza del consigliere debba porsi in rapporto di strumentalità con la funzione “di indirizzo e di controllo politico-amministrativo” propria del consiglio comunale.
Non è sufficiente, quindi, rivestire la carica di consigliere per avere diritto all’accesso; è necessario che la richiesta derivi da un’effettiva esigenza del consigliere affinché le informazioni acquisite siano utili all’espletamento del proprio mandato. La sentenza n. 769 del 3 febbraio 2022 del Consiglio di Stato ha precisato che l’accesso non è un diritto assoluto e senza limiti, in quanto è servente alla funzione pubblica consiliare e non deve incidere sulle prerogative proprie degli altri organi comunali (sindaco e giunta).
Conclusioni e Raccomandazioni
Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale richiamato, si ritiene che nel caso specifico, l’ente possa rilasciare quanto richiesto con l’oscuramento dei dati non pertinenti alle finalità dell’istanza. Questo è possibile a condizione che la richiesta:
- Nasca da una effettiva esigenza del consigliere di acquisire informazioni utili all’espletamento del proprio mandato.
- Non incida sulle prerogative proprie degli altri organi comunali (sindaco e giunta), essendo l’accesso strumentale all’esercizio del mandato consiliare.
In sintesi, il Comune può procedere al rilascio della documentazione richiesta, garantendo la tutela della privacy dei cittadini attraverso l’anonimizzazione dei dati personali non strettamente necessari alla finalità di controllo del consigliere.
