Una recente sentenza del TAR Lazio ha chiarito in modo significativo la portata del diritto di accesso ai documenti per il dipendente pubblico, specialmente per quanto riguarda il proprio fascicolo personale.
Il Tribunale ha stabilito che un dipendente ha il diritto di accedere a tutti i documenti contenuti nel proprio fascicolo personale in modo massivo, senza la necessità di indicare un interesse specifico o di elencare dettagliatamente ogni singolo documento richiesto.
Inoltre, a differenza dell’ordinario accesso agli atti della Pubblica Amministrazione, per il fascicolo personale non è richiesta alcuna motivazione della richiesta. Questo perché la possibilità per il dipendente di visionare e fotocopiare la propria documentazione è considerata una diretta espressione del rapporto di pubblico impiego.
La Vicenda: Un Accesso Negato e Parzialmente Rilasciato
La vicenda che ha portato a questa importante pronuncia riguardava una dipendente comunale che aveva richiesto all’amministrazione l’accesso e il rilascio in copia conforme dell’intero proprio fascicolo personale.
La richiesta includeva tutti i documenti relativi al rapporto di lavoro, anche quelli prodotti o detenuti da altre strutture (municipi e dipartimenti) presso cui la dipendente aveva prestato servizio. L’amministrazione, tuttavia, aveva evaso l’istanza solo parzialmente, opponendo dinieghi e rinvii, e fornendo parte della documentazione solo nel corso del giudizio e comunque in modo limitato.
Una Distinzione Cruciale: Accesso al Fascicolo Personale vs. Accesso Tradizionale agli Atti Amministrativi
Il TAR capitolino ha operato una distinzione fondamentale tra il diritto del dipendente pubblico di accedere ai dati inerenti al proprio rapporto di lavoro e l’ordinario diritto di accesso agli atti della Pubblica Amministrazione.
Il diritto di accesso tradizionale (disciplinato dalla Legge 241/90) è un generale diritto degli interessati di prendere visione ed estrarre copia di documenti amministrativi che riguardano attività di pubblico interesse. In questo caso, la strumentalità del diritto di accesso implica l’onere di motivare l’istanza, così da consentire all’amministrazione di verificare la sussistenza della legittimazione all’accesso del richiedente.
I documenti relativi al rapporto di pubblico impiego, invece, costituiscono vere e proprie “rilevazioni” dello svolgimento dell’attività lavorativa del dipendente. In questo contesto, il lavoratore intende accedere a documenti che non attengono solo alle funzioni della PA, ma anche ad atti e informazioni proprie del dipendente stesso.
Questi documenti, infatti, attestano, nell’ambito del rapporto di lavoro, le obbligazioni reciproche, le condizioni e le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa. Le carte presenti nel fascicolo personale documentano i presupposti, i contenuti e le modalità del rapporto di lavoro stesso.
Nessun Onere di Motivazione per il Dipendente
Da ciò deriva che, con riferimento alla documentazione presente nel fascicolo personale, il dipendente non ha l’onere di motivare la propria istanza. È infatti considerato legittimo che il lavoratore – così come il datore di lavoro – possieda i documenti che riguardano il rapporto lavorativo.
Sulla base di queste argomentazioni, il Tribunale amministrativo romano ha accertato il diritto della dipendente interessata di ottenere l’accesso e l’estrazione in copia conforme di tutti i documenti contenuti nel suo fascicolo personale.
Questo vale in particolare per quelli non ancora in suo possesso, ovvero non agevolmente reperibili tramite strumenti telematici o informatici, o che non risultassero materialmente esistenti nel fascicolo personale.
