La Pubblica Amministrazione non è tenuta a elaborare nuovi dati per soddisfare le richieste di accesso agli atti. Lo ha ribadito il Consiglio di Stato con la sentenza n. 3774 del 2025, confermando un orientamento giurisprudenziale consolidato.
Una domanda di accesso è ammissibile solo se mira ad acquisire documenti già esistenti e “detenuti” dall’amministrazione, escludendo la possibilità di imporre un’attività di creazione o rielaborazione di informazioni.
Il Caso Antefatto: L’Autore Musicale Contro la RAI
La vicenda che ha portato a questa pronuncia trae origine dalla richiesta di un autore di brani musicali alla RAI. L’autore aveva chiesto l’ostensione dei tabulati delle trasmissioni contenenti le sue composizioni, specificando nel dettaglio le informazioni desiderate: date, orari, anni di messa in onda e ore di passaggio dei brani.
Inizialmente, il TAR Lazio aveva accolto il ricorso dell’autore contro il silenzio-diniego della RAI, ordinando all’emittente di fornire i dati richiesti entro trenta giorni.
La Decisione del Consiglio di Stato: No al “Reporting” da Parte della PA
La RAI ha presentato ricorso in appello, sostenendo che la richiesta dell’autore non riguardava l’esibizione di documenti amministrativi già esistenti, ma lo svolgimento di un’attività di “reporting”, ovvero la creazione di nuovi documenti attraverso l’elaborazione di dati. Questa tesi è stata accolta dal Consiglio di Stato.
La sentenza ha ribadito che per “documento” ai fini dell’accesso si intende qualcosa di già formato e presente nell’amministrazione. Non è ammissibile, quindi, un’istanza che chieda all’amministrazione un’attività di elaborazione e formazione di nuovi documenti, poiché ciò non rientra nel “dovere di dare” ma presuppone un “dovere di fare” non previsto dalla normativa.
I Principi Sanciti dalla Sentenza
Il Consiglio di Stato ha consolidato i seguenti principi:
- L’istanza di accesso deve riguardare documentazione già formata dall’amministrazione destinataria della richiesta. L’amministrazione ha un mero dovere di rendere conoscibile un documento già precostituito, non di crearne uno nuovo.
- È escluso l’accesso a atti non ancora formati, in quanto ciò comporterebbe un inammissibile sforzo di elaborazione per l’amministrazione. Il documento richiesto deve essere individuato o individuabile in sé stesso, non potendo la richiesta avere un oggetto di tipo meramente ricognitivo.
- L’accesso agli atti non può riguardare un complesso non individuato di documenti di cui non si conosce con certezza la consistenza o l’effettiva sussistenza, poiché un’istanza di questo tipo assumerebbe un carattere meramente esplorativo, inammissibile ai sensi dell’articolo 24, comma 3, della legge n. 241 del 1990.
Questa pronuncia si inserisce in una giurisprudenza consolidata, che già in passato aveva stabilito l’inammissibilità di istanze che comportassero un’attività di elaborazione dati da parte della Pubblica Amministrazione.
